Die elektronische Rechnung im B2B-Sektor (Geschäftsbeziehungen zwischen zwei oder mehr Unternehmen) soll ab dem 1.1.2025 Pflicht werden, sofern der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.

Regelungen dazu finden sich im aktuellen Gesetzesentwurf des Wachstumschancengesetzes. Ab dem 1.1.2025 wird eine E-Rechnung definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (Norm EN16931) und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.

Beispiele für Formate, die diesen Anforderungen entsprechen, sind die XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format, welches eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei darstellt. Durch die Definitionsänderung gilt eine einfache PDF-Rechnung, die per Mail versendet wurde, ab dem 1.1.2025 nicht mehr als elektronische Rechnung.

Aufgrund des hohen Umsetzungsaufwands für die deutsche Wirtschaft sieht der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vor. Bis Ende 2025 dürfen B2B-Umsätze aus 2025 weiterhin als Papierrechnung übermittelt werden, sowie elektronische Rechnungen nach alter Definition mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. Im Zeitraum 2026 bleiben die Regelungen gleich, mit der zusätzlichen Voraussetzung, dass der Rechnungssteller einen maximalen Vorjahresumsatz von 800.000 € erwirtschaftet hat.

Ab 2027 werden Papierrechnungen grundsätzlich unzulässig. Ab 2028 sind dann ausschließlich Rechnungen, die den neuen gesetzlichen Regelungen entsprechen, erlaubt. Aufgrund des hohen Umsetzungsaufwandes empfiehlt sich eine zeitnahe Implementierung der nötigen Umsetzungsstrukturen.